ارتباطات نقش مهمی در هر جنبه ای از زندگی ما دارد، چه بدانیم چه ندانیم. ارتباطات به عنوان تبادل اطلاعات بین دو یا چند نفر تعریف می‌شود و ما اغلب تصور می‌کنیم که فقط در ارتباط کتبی و شفاهی کاربرد دارد.
با این حال، ارتباط فراتر از کلمات است، می تواند صورت، زبان بدن یا صدای شما باشد که همگی پیامی را به فردی که با او هستید منتقل می کنند.
در کسب و کار، بیشتر وقت شما صرف برقراری ارتباط می شود، چه ارتباط با اهداف کسب و کار، ارتقای ارزش، مذاکره و پیگیری با همکاران، و آموزش تیم، یا صحبت با مشتریان یا بازاریابی محصول یا خدمات شما.
این ارتباط تنها در صورتی موفق تلقی می شود که فرستنده و گیرنده اطلاعات یکسانی را درک کنند. بدون این درک، اگر یک پیام اشتباه تفسیر شود یا ضعیف ارائه شود، می تواند به اشتباه یا شکست تبدیل شود.
ارتباطات سازمانی بخش حیاتی هر کسب و کاری است و بدون آن، وظایف و رویه های مورد نیاز برای راه اندازی یک کسب و کار امکان پذیر نیست. ما ۵ دلیل اصلی برای اطمینان از موثر بودن صحبت های اداری شما را بررسی کردیم.
رابطه سازنده در محیط کار
تشویق به نوآوری
نوآور بودن به مشارکت افراد برای کشف موضوعات جدید، یادگیری ایده های جدید و بیان ایده ها بستگی دارد. نوآوری یک فرآیند مشارکتی است، که لزوماً به این معنی است که افراد زیادی برای ایجاد و حل مشکلات با یکدیگر همکاری می کنند. ایده ها اغلب از طریق اشتراک گذاری و بازیافت بهتر می شوند، بنابراین برای تیم مهم است که به طور موثر برای ادامه این روند ارتباط برقرار کنند.
تیم سازی
ارتباطات باز تیم منسجم تری ایجاد می کند و همچنین می تواند روحیه کارکنان را تقویت کند. اگر کارکنان شما به خوبی از چشم انداز و اهداف شرکت مطلع باشند، در نقش خود احساس اطمینان خواهند کرد.
مقالات مرتبط: ۱۰ نکته برای شبکه سازی حرفه ای در کسب و کار
مدیریت کارکنان
مدیرانی که می توانند به طور مؤثر اطلاعات را به تیم خود منتقل کنند، کارکنان خود را قادر می سازند تا دقیقاً بدانند که چه مسئولیت هایی دارند و چه انتظاراتی از آنها می رود. به همین ترتیب، با ایجاد روابط خوب با کارکنان خود، زمینه را برای ارتباطات باز و توانایی ارائه بازخورد سازنده فراهم می کنند.
مقالات مرتبط: راهکارهای تبدیل شدن مدیران به رهبران موثر در کسب و کار
رشد شرکت
گاهی اوقات تفاوت بین یک شغل خوب و یک شغل بد، افرادی است که با آنها کار می کنید. ایجاد روابط مثبت با تیم شما از بسیاری جهات به کسب و کار شما سود می رساند و به ویژه با ادامه رشد کسب و کار کوچک شما مهم است. همه اینها در ارتباط موثر خلاصه می شود، پس چرا یک قدم به عقب برنگردید و به این فکر نکنید که تیم شما چگونه با یکدیگر ارتباط برقرار می کند؟
ارتباط به چند روش برقرار می شود؟
به همین دلیل، سبک ارتباطی شما بیش از آنچه فکر می کنید بر روابط شما تأثیرگذار است. بنابراین، درک بهتر چهار سبک ارتباطی و نحوه تأثیر آنها بر واکنش سایر کاربران مفید است.
سبک‌های ارتباطی چیست؟
همۀ ما سبک ارتباطی منحصر بفرد خودمان را داریم. بر اساس همین سبک با دیگران تعامل و تبادل اطلاعات می کنیم. در حالی که هر فردی روش خودش را برای انتقال پیام دارد، می توانیم آن را به صورت چهار سبک ارتباطی اساسی تقسیم کنیمر
البته نکته منفی این است که افرادی خواهند بود که با شما ارتباط برقرار نخواهند کرد. نحوه صحبت آنها می تواند شما را گیج، مرعوب یا خسته کند. و به احتمال زیاد، آنها نیز همین احساس را نسبت به شما دارند.
وقت گذاشتن برای یادگیری ۴ سبک ارتباطی مختلف به شما و دیگران کمک می کند تا ارتباط موثرتری داشته باشید.
- شما نسبت به سبک ارتباطی خود آگاه تر خواهید شد. شما می توانید از این دانش برای تعدیل برخی از رفتارهای ارتباطی افراطی خود استفاده کنید.
- شما از سبک های ارتباطی دیگران آگاه تر خواهید شد و یاد خواهید گرفت که چگونه رویکرد خود را تطبیق دهید.
چرا سبک ارتباطی منعطف مهم است؟
تعریف سبک‌های ارتباطات تجاری
تحلیلی
افرادی که دارای سبک ارتباطی تحلیلی هستند داده های دقیق و وظایف روشن را دوست دارند. آنها دوست دارند جزئیات را عمیق تر کنند و پیچیدگی موقعیت را درک کنند. آنها از زبان مبهم متنفرند و برای بحث هایی که بر روی کار مورد نظر تمرکز ندارند، صبر محدودی دارند.
مزایا: تجزیه و تحلیل های ارتباطی سنگ تمام نمی گذارد و می توانید برای درک وضعیت به آنها اعتماد کنید. این افراد منطقی به خوبی از حقایق مطلع هستند، به این معنی که آنها اغلب در زمینه خود متخصص هستند.
معایب: تمایل آنها به دانستن همه چیز باعث می شود دیگران احساس ناراحتی و کنترل کنند. اغلب افراد بدون تسلط قوی به داده ها به آنها مشکوک می شوند. تمایل آنها به تمرکز بر واقعیت ها می تواند سرد و سفت و سخت باشد که می تواند بر روابط کاری آنها تأثیر منفی بگذارد.
شهودی
ارتباطات شهودی انسان “تصویر بزرگ” است. آنها ترجیح می دهند یک ایده کلی از وضعیت داشته باشند و به هر قیمتی از وارد شدن به جزئیات اجتناب کنند. آنها از بحث های عمیق و گام به گام متنفرند و می خواهند به اصل ماجرا پی ببرند.
مزایا: افرادی که این سبک ارتباطی را دارند در کنار گذاشتن مطالب بیهوده و مستقیماً سر اصل مطلب خوب هستند. این افراد به ایده های بزرگ بسنده می کنند و بدون اطلاعات پس زمینه متوقف نمی شوند.
معایب: عدم تمایل آنها به پرداختن به جزئیات پشت خط نهایی می تواند تجارت و روابط را در معرض خطر قرار دهد. آنها می‌توانند با افرادی که می‌خواهند به جزئیات بپردازند، بی‌صبر باشند، و سبک غیر عاطفی و دقیق آنها می‌تواند ناگهانی باشد – چیزی که می‌تواند سایر همکارها را بترساند.
عملکردی
ارتباط دهنده های عملکردی، مانند هر چیز دیگری، به ترتیب درست انجام می شوند. با تمرکز بر انتقال تمام اطلاعات لازم، نتیجه نهایی متعادلی را تضمین خواهند کرد.
مزایا: این افراد در مدیریت پروژه ها عالی هستند، مطمئن می شوند که چیزی را از دست ندهید، و افراد را برای بررسی جزئیات مهم (اما نه خیلی جالب یا دشوار) مسئول می دانند.
معایب: تعهد جدی به پوشش همه مسائل می تواند برای افراد بی حوصله خسته کننده باشد. آنها هنگام به اشتراک گذاری به روز رسانی ها فضا را از دست می دهند زیرا اصرار دارند که همه جزئیات را پوشش دهند.
شخصی
ارتباط شخصی مهم ترین جنبه یک رابطه در نظر گرفته می شود. اینها افرادی هستند که آنچه را که در زیر سطح اتفاق می افتد تنظیم می کنند. این افراد اغلب دیپلمات، شنوندگان عالی و قادر به حل تعارضات احتمالی هستند.
مزایا: این افراد روابط قوی ایجاد می کنند و شبکه ای از افراد دارند که می توانند با آنها تماس بگیرند. آنها برای به تصویر کشیدن “زندگی” یک تجارت یا جلسه عالی هستند زیرا با احساسات شرکت کنندگان مطابقت دارند.
نقاط ضعف: رویکرد عاطفی آنها را می‌توان به‌عنوان «احساس حساس» رد کرد، و باعث دلسردی ارائه‌کنندگان تحلیلی‌تر می‌شود که حقایق را به احساسات اهمیت می‌دهند. این افراد به راحتی از فرد ارتباطی اصلی خسته می شوند.
چگونه می توانید سبک ارتباطی خود را تطبیق دهید؟
- یک ارائه عالی را با انبوهی از حقایق و ارقام ترکیب کنید که هر نوع تحلیلگری می تواند از آنها بیاموزد. مطمئن شوید که برای سوالاتی که می پرسند پاسخ دارید (یا کسی را همراه خود داشته باشید که می تواند کمک کند).
- گزارش یا پیشنهاد کتبی را به اشتراک بگذارید، از خلاصه های اجرایی و زیر عنوان ها برای برجسته کردن مهم ترین جزئیات استفاده کنید. این مانع از بی حوصلگی ارتباط دهندگان بصری می شود.
- اگر جلسات گروهی انفرادی یا کوچک برگزار می کنید با پیگیری شخصی‌تر شروع کنید تا ببینید همه چه احساسی دارند، اجازه دهید مخاطب شخصی ارتباط برقرار کند و از جلسه استراحت کند.
- اگر در مورد یک پروژه بزرگ صحبت می کنید، چند دقیقه با استفاده از یک ارتباط دهنده کاربردی وقت بگذارید، یا فکر خود را روی تخته سفید ثبت کنید تا همه آنها را مرور کنند. به این ترتیب می دانید که چیزی را از دست نخواهید داد. ارتباطات عملکردی همچنین در برنامه ریزی جلسات و رهبری کمیته های پروژه گروهی عالی هستند. بر روی یک برنامه جلسه توافق کنید تا آنها را تحت کنترل نگه دارید.
- اگر مطمئن نیستید که یک فرد چه سبک ارتباطی دارد، تعامل خود را با سؤال از آنها شروع کنید که دوست دارند چه اطلاعاتی را بدانند. این فوراً به شما ایده ای از سبک ارتباطی آنها می دهد.
جمع بندی
بدون توجه به اینکه با چه کسی صحبت می کنید، درک بیشتر در مورد سبک های ارتباطی به شما کمک می کند تا خود را به گوش دیگران برسانید. و این بخش مهمی از رهبری دیگران و کمک به آنها برای دیدن دیدگاه شماست.
به یاد داشته باشید که اکثر افراد ترکیبی از سبک های ارتباطی هستند و ممکن است بسته به خلق و خو و موقعیت خود انعطاف پذیر باشند. این وظیفه شما به عنوان ارتباط دهنده و رهبر این است که مطمئن شوید همه شما را درک می کنند، مهم نیست که با چه کسی سر و کار دارید.
سبک شما هر چه که باشد اگر راهی برای برقراری ارتباط با تیم خود ایجاد کنید که برای شما مناسب باشد، در مسیر موفقیت برای کسب و کار خود هستید.
